Rechnungsablage und vorbereitende Buchhaltung automatisiert
RZ Bedachungen GmbH
Ausgangslage
Rechnungen kamen als E-Mail-Anhänge ein und wurden einzeln durchgeschaut, manuell weitergeleitet und von Hand in die Buchhaltungssoftware übertragen. Quittungen aus dem Außendienst wurden separat notiert – oft auf Zettel, oft gar nicht erfasst.
Eine saubere Übersicht über Belege und Rechnungen fehlte an beiden Stellen: Die Rechnungen landeten zwar im Posteingang, aber von dort aus war der Weg zum fertigen Buchhaltungseintrag immer ein manueller Schritt. Bei den Quittungen war es noch deutlicher – viele gingen einfach verloren.
Was umgesetzt wurde
Ein Workflow wurde eingerichtet, der eingehende E-Mails mit Rechnungsanhängen automatisch erkennt und prüft. Die Rechnung wird gleichzeitig an zwei Orte weitergeleitet: nach DATEV für die vorbereitende Buchhaltung und nach OneDrive für die Dokumentenablage – ohne manuellen Schritt dazwischen.
Zusätzlich wurde eine Quittungserfassung über eine Messenger-App implementiert: Mitarbeiter im Außendienst können Quittungen direkt als Foto einsenden. Diese werden automatisch erkannt, mit einem Timestamp versehen und an DATEV sowie OneDrive weitergeleitet – gleiche Logik wie bei den Rechnungen, nur ein anderer Eingangskanal.
Ergebnisse
- Rechnungen werden aus eingehenden E-Mails automatisch erkannt und ohne Handarbeit an DATEV und OneDrive weitergeleitet
- Vorbereitende Buchhaltung läuft ohne manuelle Übertragung – DATEV bekommt die Daten direkt
- Quittungen werden per Messenger-App erfasst und automatisch mit Timestamp an DATEV und OneDrive gesendet
- Keine Zettel mehr – alle Belege zentral, sortiert und abrufbar
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