Dokumentenablage automatisieren: Ordnung in Microsoft 365
Für KMU und Handwerksbetriebe, die Dokumente über E-Mail, Downloads und manuelle Ablage verwalten. Das Problem: Dateien werden falsch benannt, falsch abgelegt oder gar nicht wiedergefunden. Das Ergebnis: Jedes Dokument läuft automatisch in die richtige Ablagestruktur in Microsoft 365.
Vorher
- –Dokumente kommen über E-Mail-Anhänge, manuelle Downloads oder einzelne Uploads – ohne einheitliche Benennung.
- –Die Ablage in SharePoint oder OneDrive passiert von Hand – langsam und fehleranfällig.
- –Dateien werden falsch benannt oder in den falschen Ordner gelegt.
- –Keine automatische Benachrichtigung, wenn ein neues Dokument abgelegt wurde.
Nachher
- Dokumente werden automatisch erkannt – aus E-Mail-Anhängen, Formularen oder Upload-Ordnern.
- Die Datei wird nach einem festen Schema umbenannt: Datum, Mandant, Dokumententyp.
- Das Dokument wird in den richtigen SharePoint-Ordner verschoben – ohne manuelle Aktion.
- Das Team wird per E-Mail oder Teams-Nachricht benachrichtigt, wenn ein neues Dokument da ist.
So läuft der Workflow
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Ein Dokument kommt ein – als E-Mail-Anhang, über ein Upload-Formular oder in einen überwachten Ordner.
Der Workflow erkennt das Dokument und liest Metadaten aus – zum Beispiel Absender, Betreff oder Dateiname.
Das Dokument wird nach einem festgelegten Namensschema umbenannt: Datum, Kategorie, Mandant oder Projektname.
Die Datei wird in den zugehörigen Ordner in SharePoint verschoben.
Eine Benachrichtigung wird an die zuständige Person gesendet – per E-Mail oder Microsoft Teams.
Optional: Das Dokument wird einem Freigabeprozess zugewiesen, wenn das vorgesehen ist.
Inputs
- – E-Mail-Anhänge (Outlook)
- – Upload-Formular oder überwachter Ordner
- – Metadaten (Absender, Betreff, Dateiname)
Outputs
- – Umbenanntes Dokument in SharePoint
- – Benachrichtigung (E-Mail oder Microsoft Teams)
- – Optionaler Freigabevorgang
Dauer & Abhängigkeiten
Typisch: 1–2 Wochen
- – Komplexität der Ablagestruktur in SharePoint
- – Anzahl der Dokumententypen und Namensregeln
- – Notwendigkeit eines Freigabeprozesses
- – Zugänge zu Microsoft 365 und relevanten Postfächern
Betrieb
Der Workflow läuft im Hintergrund und überwacht eingehende Dokumente dauerhaft. Neue Kategorien oder Namensregeln können jederzeit ergänzt werden. Fehlgeschlagene Verschiebungen werden automatisch gemeldet. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Häufige Fragen
Ähnliches bei Ihnen?
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
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