Kundenbenachrichtigung automatisieren: nach dem Einsatz sofort informieren
Für Handwerksbetriebe mit regelmäßigem Außendienst. Das Problem: Nach dem Einsatz wird der Kunde oft nicht oder nur verspätet informiert – was zu Rückfragen führt und Vertrauen kostet. Das Ergebnis: Sobald der Techniker den Einsatz als abgeschlossen markiert, läuft eine professionelle Benachrichtigung automatisch an den Kunden.
Vorher
- –Der Techniker schließt einen Einsatz ab – eine Rückmeldung an den Kunden passiert oft gar nicht oder erst am nächsten Tag.
- –Arbeitszettel werden von Hand zurückgegeben oder per E-Mail einzeln weitergeleitet.
- –Keine systematische Zusammenfassung, was am Objekt gemacht wurde.
- –Folgearbeiten oder Hinweise werden mündlich besprochen – oft vergessen.
Nachher
- Wird der Einsatz als abgeschlossen markiert, läuft sofort eine Zusammenfassungsmail an den Kunden.
- Die E-Mail enthält: Was gemacht wurde, Hinweise auf Folgearbeiten und – optional – einen Link zum Arbeitszettel.
- Eine optionale Zufriedenheitsabfrage kann automatisch mitgesendet werden.
- Intern wird eine Kopie gespeichert – für Auswertungen und Nachbereitung.
So läuft der Workflow
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Der Techniker markiert den Einsatz als abgeschlossen – zum Beispiel in einer App oder einem Planungstool.
Der Workflow liest die relevanten Daten aus: Einsatzort, Leistungsart, Arbeitszeit und Hinweise.
Eine Zusammenfassungsmail wird zusammengesetzt und an den Kunden gesendet.
Optional wird ein Arbeitszettel als PDF generiert und als Anhang mitgesendet.
Eine optionale Zufriedenheitsabfrage wird separat gesendet – zum Beispiel eine einfache Bewertungsmail.
Intern wird eine Kopie der Benachrichtigung gespeichert – für Dokumentation und Auswertung.
Bei vorgesehenen Folgearbeiten wird intern eine Aufgabe erstellt.
Inputs
- – Einsatzabschluss (Planungstool oder App)
- – Einsatzdaten (Ort, Leistungsart, Arbeitszeit, Hinweise)
- – Kundendaten (Kontaktverzeichnis)
Outputs
- – Zusammenfassungsmail an den Kunden
- – Optionaler Arbeitszettel als PDF
- – Zufriedenheitsabfrage (optional)
- – Interne Kopie und Dokumentation
Dauer & Abhängigkeiten
Typisch: 3–5 Tage
- – Gewünschte Inhalte der Benachrichtigung
- – Vorhandenes Planungstool und Schnittstelle
- – Zufriedenheitsabfrage ja/nein und Auswertungslogik
- – Arbeitszettel-Format und Vorlagen
Betrieb
Der Workflow läuft automatisch nach jedem abgeschlossenen Einsatz. E-Mail-Vorlagen können jederzeit angepasst werden. Fehlgeschlagene Versendungen werden intern gemeldet. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Häufige Fragen
Ähnliches bei Ihnen?
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
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