Terminbestätigung automatisieren: keine Nachfragen mehr
Für Handwerksbetriebe, die täglich mehrere Termine vereinbaren und einzeln bestätigen müssen. Das Problem: Erinnerungen werden vergessen, Kunden fragen erneut an. Das Ergebnis: Jede Terminänderung wird sofort kommuniziert, ohne dass jemand einzeln nachschreiben muss.
Vorher
- –Termine werden per Telefon oder E-Mail vereinbart und manuell in einen Kalender eingetragen.
- –Eine Bestätigungs-E-Mail wird von Hand geschrieben – oft erst nach einer Stunde oder am nächsten Tag.
- –Erinnerungen vor dem Termin werden nicht systematisch gesendet.
- –Bei Änderungen muss erneut einzeln kommuniziert werden – Zeitaufwand bei geringem Nutzen.
Nachher
- Wird ein Termin im Kalender angelegt, wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an den Kunden gesendet.
- Ein Tag vor dem Termin läuft eine automatische Erinnerungs-E-Mail aus.
- Bei Verschiebungen wird der Kunde automatisch per E-Mail benachrichtigt.
- Alle Terminkommunikation läuft durch das System – keine einzelne Nachricht mehr per Hand.
So läuft der Workflow
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Ein neuer Termin wird in der Kalender-App angelegt – zum Beispiel Outlook oder Google Calendar.
Der Workflow erkennt den neuen Eintrag und liest Kundenname, Datum, Uhrzeit und Leistungsart aus.
Eine Bestätigungs-E-Mail wird automatisch an den Kunden gesendet – mit allen relevanten Angaben.
Ein interner Kalender-Eintrag wird erstellt, falls das noch nicht geschehen ist.
24 Stunden vor dem Termin wird eine Erinnerungs-E-Mail an den Kunden gesendet.
Wird der Termin verschoben oder abgesagt, wird der Kunde automatisch per E-Mail benachrichtigt.
Nach dem Termin kann optional eine Folge-E-Mail ausgehen – zum Beispiel mit einem Link zum Angebot.
Inputs
- – Kalender (Outlook, Google Calendar oder Handwerk-App)
- – Kundendaten (Kontaktverzeichnis oder CRM)
Outputs
- – Bestätigungs-E-Mail
- – Erinnerungs-E-Mail
- – Änderungsbenachrichtigung per E-Mail
- – Interner Kalender-Eintrag
Dauer & Abhängigkeiten
Typisch: 3–5 Tage
- – Verwendete Kalender-App und verfügbare Schnittstelle
- – Anzahl der E-Mail-Vorlagen (Bestätigung, Erinnerung, Änderung)
- – Gewünschte Folge-Aktionen nach dem Termin
Betrieb
Der Workflow läuft parallel zum Kalender und braucht keine manuelle Überwachung. E-Mail-Vorlagen können jederzeit angepasst werden. Fehlgeschlagene Versendungen werden intern gemeldet. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Häufige Fragen
Ähnliches bei Ihnen?
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
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