Budgetüberwachung automatisieren: Kosten im Blick, bevor es zu spät ist
Für KMU, die Kosten aus mehreren Bereichen – zum Beispiel Material, Personal und Fremdleistung – einzeln verfolgen müssen. Das Problem: Die Übersicht fehlt bis Ende des Monats, wenn die Zahlen zusammengeführt werden. Da ist eine Budgetüberschreitung oft schon Realität. Das Ergebnis: Kosten werden in Echtzeit zusammengeführt und bei drohender Überschreitung wird sofort gewarnt.
Vorher
- –Kosten kommen aus verschiedenen Quellen: Materialbestellungen, Lohnabrechnung, Fremdleistungen, Software.
- –Eine Übersicht wird oft erst Ende des Monats zusammengestellt – manuell aus Rechnungen und Tabellen.
- –Budgetüberschreitungen werden zu spät bemerkt – oft erst in der Buchhaltung.
- –Keine Alerting-Logik bei annähernden Budgetgrenzen.
Nachher
- Kosten aus allen relevanten Quellen werden automatisch und regelmäßig zusammengeführt.
- Ein Gesamtblick auf Budget vs. Ist wird dauerhaft aktualisiert – pro Abteilung oder Kostenstelle.
- Bei Annäherung an eine Budgetgrenze läuft eine automatische Warnung aus.
- Ein wöchentlicher oder monatlicher Kostenbericht wird automatisch zusammengesetzt und verteilt.
So läuft der Workflow
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Kosten werden aus den relevanten Systemen automatisch gezogen: Buchhaltungssoftware, Auftragsplanung, Lohnabrechnung.
Die Daten werden einer Kostenstelle oder Abteilung zugeordnet.
Das System vergleicht die aktuellen Kosten mit dem festgelegten Budget.
Bei Überschreitung eines Schwellenwerts – zum Beispiel 80 % des Budgets – wird eine Warnung gesendet.
Ein Übersichtsbericht wird zusammengesetzt: Budget, Ist, Differenz, Trend.
Der Bericht wird regelmäßig an die zuständigen Personen verteilt – per E-Mail oder in einem Teamkanal.
Optional werden einzelne Kennzahlen in einem Dashboard aktualisiert.
Inputs
- – Buchhaltungssoftware (Kosten, Rechnungen)
- – Auftragsplanung (Materialkosten, Fremdleistungen)
- – Lohnabrechnung (Personalkosten)
- – Budget-Vorgaben (Kostenstellen, Grenzen)
Outputs
- – Budget-vs.-Ist-Übersicht
- – Warnung bei Budgetgrenzannäherung (E-Mail oder Teams)
- – Wöchentlicher oder monatlicher Kostenbericht
- – Optionales Dashboard-Update
Dauer & Abhängigkeiten
Typisch: 1–2 Wochen
- – Anzahl der Kostenstellen und Quellsysteme
- – Gewünschte Schwellenwerte und Warnlogik
- – Komplexität der Berichtsvorlage
- – Vorhandene Schnittstellen zu Buchhaltung und Lohn
Betrieb
Der Workflow läuft automatisch und aktualisiert die Übersicht regelmäßig. Budgetvorgaben und Schwellenwerte können jederzeit angepasst werden. Fehlgeschlagene Datenabzüge werden intern gemeldet. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Häufige Fragen
Ähnliches bei Ihnen?
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
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