Lead-to-CRM Automatisierung: Anfragen direkt verarbeiten
Für KMU, die Anfragen über ihre Website bekommen und diese einzeln ins CRM übertragen müssen. Das Problem: Verzögerung bei der Weiterleitung, fehlende Aufgaben, unklare Zuständigkeiten. Das Ergebnis: Jede Anfrage wird sofort im CRM erfasst und dem richtigen Ansprechpartner zugewiesen.
Vorher
- –Eine Anfrage kommt über das Kontaktformular auf der Website ein – als E-Mail in einen Posteingang.
- –Die Daten werden von Hand ins CRM eingetragen: Name, Firma, Kontaktdaten, Anliegen.
- –Eine Aufgabe wird manuell erstellt. Dabei wird die Priorität oft nicht berücksichtigt.
- –Bei mehreren Anfragen gleichzeitig fällt leicht eine durch das Raster.
Nachher
- Wird das Kontaktformular ausgefüllt, wird automatisch ein neuer Eintrag im CRM erstellt.
- Eine Aufgabe wird dem zuständigen Teammitglied zugewiesen – basierend auf Thema oder Region.
- Eine interne Benachrichtigung per E-Mail oder Teams läuft sofort aus.
- Der Lead-Status im CRM wird von Anfang an korrekt gesetzt: neu, offen, in Bearbeitung.
So läuft der Workflow
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Ein Interessent füllt das Kontaktformular auf der Website aus.
Die Eingabedaten werden automatisch an den Workflow weitergegeben – Name, E-Mail, Firma, Anliegen.
Im CRM wird ein neuer Kontakt oder Lead angelegt.
Eine Aufgabe wird erstellt und einem Teammitglied zugewiesen – je nach Thema, Branche oder Region.
Eine interne Benachrichtigung wird gesendet: per E-Mail oder Microsoft Teams.
Der Lead-Status wird auf "neu" gesetzt. Der Workflow kann auf weitere Statusänderungen reagieren.
Inputs
- – Kontaktformular (Website)
- – Eingabedaten (Name, E-Mail, Firma, Anliegen)
Outputs
- – CRM-Eintrag (zum Beispiel HubSpot)
- – Aufgabe (CRM oder Aufgabenverwaltung)
- – Benachrichtigung (E-Mail oder Microsoft Teams)
Dauer & Abhängigkeiten
Typisch: 3–5 Tage
- – Wahl und Anbindung des CRM-Systems
- – Zuweisungslogik: wer bekommt welche Anfrage
- – Gewünschte Benachrichtigungskanäle
- – Anzahl der Formularfelder und Zuordnungsregeln
Betrieb
Der Workflow läuft automatisch, sobald eine Anfrage eingeht. Änderungen an der Zuweisungslogik können jederzeit angepasst werden. Fehlermeldungen bei der CRM-Anbindung werden intern gemeldet. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Häufige Fragen
Ähnliches bei Ihnen?
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
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